Jak systemy do zarządzania projektami pomagają firmom w optymalizacji procesów i redukcji kosztów?

Popularność wykorzystania systemów do zarządzania projektami w firmach systematycznie rośnie, co wynika z osiąganych w ten sposób korzyści. Jakie funkcjonalności one posiadają? W jaki sposób pozwalają firmom optymalizować procesy? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Czym są i jakie funkcjonalności posiadają systemy do zarządzania projektami?

Systemy do zarządzania projektami to oprogramowanie umożliwiające planowanie i bieżące monitorowanie projektów realizowanych przez firmę. Ich kluczową zaletą jest zapewnienie stałego dostępu do danych projektowych, co pozwala zespołom na efektywną współpracę i podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów dedykowanych do zarządzania projektami i portfelami projektów, które w praktyce posiadają kilka wbudowanych narzędzi bezpośrednio wpływających na ich funkcjonalność. Podstawowymi funkcjami są np.: harmongoram, wykres Gantta, portfele projektów, budżet projektowy, zarządzanie ryzykiem projektu, raporty projektowe, dzięki którym można analizować i optymalizować firmowe procesy. W efekcie systemy tego typu umożliwiają nie tylko szczegółowe planowanie zadań, monitorowanie ich czy szybką wymianę informacji przez osoby uczestniczące w danym projekcie, ale również kontrolę i zarządzenie jego budżetem.

Optymalizacja procesów dzięki systemom do zarządzania projektami

Jak wspomniano we wstępie, korzystanie z systemów do zarządzania projektami przynosi firmom wiele korzyści, co przekłada się na popularność takie rozwiązania. Pozwala ono bowiem zoptymalizować firmowe procesy, a co za tym idzie zmniejszyć koszty działalności. Jest to możliwe między innymi dzięki usprawnieniu komunikacji w zespole czy przypisaniu poszczególnym jego członkom konkretnych zadań, dzięki czemu każdy z nich jest odpowiedzialny za realizację jasno określonych czynności. System pozwala na bieżąco monitorować ich wykonanie, co pozytywnie wpływa na zarządzanie posiadanymi zasobami oraz efektywność ich wykorzystania. Zaletą jest także możliwość generowania raportów, które pozwalają nie tylko usprawnić planowanie, ale mogą stanowić również część dokumentacji projektowej.

Kiedy warto zacząć korzystać z systemu do zarządzania projektami w firmie?

Rosnąca popularność systemów do zarządzania projektami powoduje, że korzystają z nich zarówno małe, jak i duże firmy. Kiedy warto zacząć używać tego typu narzędzia? Przede wszystkim wtedy, gdy realizujemy jednocześnie kilka różnych projektów, ponieważ system umożliwia utrzymanie kontroli nad postępami w pracach oraz delegowanie zadań. Jego użycie może być korzystne także wtedy, gdy firmie zależy na optymalizacji procesów, a co za tym idzie redukcji ponoszonych kosztów.

Podsumowując należy stwierdzić, że systemy do zarządzania projektami, których przykładem może być FlexiProject umożliwiają optymalizację procesów oraz redukcję wynikających z nich kosztów. Jest to możliwe dzięki rozbudowanej funkcjonalności, z którą można się zapoznać klikając w hasło: odkryj wszystkie funkcje FlexiProject.