Na czym polega rozliczanie czasu pracy kierowców?

Na czym polega rozliczanie czasu pracy kierowców? 

Charakterystyka profesji kierowcy sprawia, że jego czas pracy jest zagadnieniem dość ściśle regulowanym przez szereg przepisów prawnych. Kontrola czasu pracy kierowcy ma na celu m.in. redukcję ryzyka, jakie niesie za sobą nadmierne przemęczenie przedstawicieli tej grupy zawodowej zarówno dla nich samych, jak i innych uczestników ruchu drogowego. Przestrzeganie norm wyrażonych w aktach prawnych zapewnia również inne korzyści. Sprzyja polepszeniu warunków, w jakich swoje zadania wykonują kierowcy, a także pozwala uniknąć kar nakładanych na firmy przez uprawnione do tego organy.

Zdaniem części przewoźników prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców okazuje się nie lada wyzwaniem. Dlatego w dalszej części artykułu wyjaśnimy szerzej, na czym polega ten proces oraz jakie rozwiązania technologiczne go ułatwiają.

Kontrola czasu pracy kierowcy i jego późniejsze rozliczanie – jakie przepisy regulują te kwestie?

Nie sposób omawiać rozliczania czasu pracy kierowców bez odwołania się do istotnych aktów prawnych, które regulują ten obszar. Do najistotniejszych dokumentów z jakimi trzeba się zapoznać, by lepiej zrozumieć to zagadnienie, zaliczają się m.in.:

  • Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców,
  • Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r.,
  • Umowa europejska dotycząca pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR), sporządzona w Genewie dnia 1 lipca 1970 r.,
  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Obowiązujące regulacje obligują pracodawcę (lub – w przypadku kierowców niepozostających w stosunku pracy – podmiot, na którego rzecz wykonywany jest przewóz drogowy) do ewidencji czasu pracy kierowcy. Stanowi ona jedną z podstaw późniejszego rozliczenia i wypłaty należnego wynagrodzenia.

Czy przewoźnik musi samodzielnie rozliczać czas pracy kierowców?

Właściciele firm transportowych często obawiają się, że z powodu natłoku obowiązków lub braku odpowiednich kompetencji popełnią kosztowne błędy w procesie rozliczania czasu pracy kierowców. Na szczęście dopuszczalne jest to, by zlecić takie zadanie firmie zewnętrznej, która ma w swoim zespole doświadczonych specjalistów posiadających niezbędną wiedzę we wspomnianym zakresie.

Czas pracy kierowców – co należy wiedzieć przed przystąpieniem do procesu rozliczeniowego?

Aby móc przeprowadzić rozliczenie pracy kierowców w prawidłowy sposób, potrzebna okazuje się znajomość kilku istotnych terminów nieodłącznie związanych z funkcjonowaniem tej grupy zawodowej. O jakich pojęciach mowa?

Czas pracy kierowcy

Przez czas pracy kierowcy należy rozumieć okres między rozpoczęciem, a zakończeniem pracy, w który wliczają się wszelkiego rodzaju aktywności związane z realizacją przewozu drogowego. Należą do nich m.in.:

  • prowadzenie pojazdu,
  • działania podejmowane w ramach załadunku i rozładunku, a także nadzoru nad tymi procesami,
  • inne prace, które są niezbędne do wykonania zadania służbowego bądź zagwarantowania bezpieczeństwa osób, pojazdu oraz rzeczy,
  • realizacja koniecznych formalności administracyjnych.

Przytoczona wyżej lista nie jest oczywiście skończonym katalogiem aktywności, które wliczane są do czasu pracy kierowcy. Wystarczy wspomnieć choćby o np. czynnościach spedycyjnych, obsłudze codziennej pojazdów i przyczep, a także utrzymaniu pojazdu w czystości.

Warto dodać, że do czasu pracy kierowcy zaliczają się również np.:

  • czas przerwy trwającej 15 minut (w przypadku kierowców, których dobowy wymiar czasu pracy wynosi przynajmniej 6 godzin),
  • okres poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy, będąc gotowym do jej wykonywania – z taką sytuacją mamy do czynienia np. gdy kierowca oczekuje na załadunek, a przed wyjazdem nie wie, ile czasu może to potrwać.

Jakie okresy z kolei nie wliczają się do czasu pracy kierowcy? Mowa m.in. o dobowym nieprzerwanym odpoczynku, nieuzasadnionych postojach podczas jazdy czy czasie dyżuru, podczas którego nie była wykonywana praca.

Doba

W kontekście rozliczania czasu pracy kierowców pojęcie doby ma nieco inne znaczenie niż w codziennym użyciu. Ten termin odnosi się do okresu kolejnych 24 godzin, które liczone są od dokładnego momentu rozpoczęcia pracy przez kierowcę (według obowiązującego go rozkładu). Przykładowo, jeśli zacznie pracę o godzinie 6:30, to doba w tym rozumieniu mija o 6:30 następnego dnia.

Pora nocna

Przy rozliczaniu czasu pracy kierowców istotnym pojęciem jest także pora nocna, czyli, zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowców, czterogodzinny okres między północą a godziną siódmą rano. Jeżeli kierowca przepracuje choćby chwilę w porze nocnej wyznaczonej przez firmę, to czas jego pracy (suma godzin poświęcona na jazdę i inną pracę) może wynieść co najwyżej 10 godzin między dwoma kolejnymi okresami odpoczynku – dziennymi lub dziennym i tygodniowym.

System czasu pracy kierowcy

Na organizację czasu pracy kierowcy, a w konsekwencji również na proces rozliczeniowy, wpływa to, jaki system będzie stosowany względem takiego specjalisty. Ustawa o czasie pracy kierowców dopuszcza wykorzystanie aż pięciu różnych systemów, takich jak:

  • podstawowy system czasu pracy kierowcy,
  • równoważny system czasu pracy kierowcy,
  • przerywany system czasu pracy kierowcy,
  • zadaniowy system czasu pracy kierowcy,
  • mieszany system czasu pracy kierowcy.

Innymi istotnymi zagadnieniami, z jakimi należy się zapoznać, chcąc prawidłowo rozliczać czas pracy kierowcy, są m.in.:

dzienny, tygodniowy i dwutygodniowy czas jazdy,przerwy,dzienny odpoczynek, w tym dzienny odpoczynek regularny, skrócony i dzielony,tygodniowe okresy odpoczynku, w tym tygodniowy odpoczynek regularny i skrócony.

Jak rozlicza się czas pracy kierowców? Kluczowa rola dokładnej ewidencji

Rozliczanie czasu pracy kierowcy odbywa się na podstawie rzetelnych, ewidencjonowanych danych. Zgodnie z art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców, pracodawca prowadzi w papierowej lub elektronicznej formie ewidencję czasu dla każdego kierowcy. Wykorzystuje się ją później do tego, by ustalić wynagrodzenia kierowców, a także inne przysługujące im świadczenia związane z pracą.

W ramach ewidencji czasu pracy kierowcy należy odnotowywać szereg informacji, takich jak m.in.:

liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,liczba godzin nadliczbowych,dni wolne od pracy wraz z określonym tytułem ich udzielenia,liczbę godzin dyżuru wraz z określeniem godziny rozpoczęcia i zakończenia, a także wskazaniem, czy dany dyżur był pełniony w domu,rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych (oraz wymiar nieusprawiedliwionych) obecności w pracy.

Do celów ewidencyjnych można wykorzystywać różne źródła informacji, w tym m.in.:

  • zapisy na wykresówkach,
  • wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
  • pliki .DDD pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego.

Rzetelnie prowadzona ewidencja odgrywa kluczową rolę przy rozliczaniu czasu pracy każdego z kierowców w firmie.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii – sposób na optymalizację procesu rozliczania czasu pracy kierowców

Zastosowanie nowoczesnych technologii w obszarze flotowym pozwala osiągnąć wiele celów, w tym min.:

  • usprawnić proces rozliczania czasu pracy kierowców w firmie,
  • poprawić planowanie i zarządzanie flotą,
  • zadbać o zgodność realizowanych działań z obowiązującymi, restrykcyjnymi przepisami.

Przykładem narzędzia, dzięki któremu kontrola czasu pracy kierowcy oraz jego późniejsze rozliczanie staje się łatwiejsze, jest system zarządzania flotą Navifleet. Oferuje on szereg przydatnych funkcjonalności, takich jak np.:

  • kontrola pozostałego
czasu pracy kierowcy – osoby zarządzające flotą mają wygodny podgląd m.in. na aktywności realizowane przez pracownika, pozostały mu czas dobowy pracy czy godziny możliwe do wypracowania w okresie dwóch tygodni, co pozwala skuteczniej przestrzegać przepisów, lepiej planować trasy oraz efektywniej zarządzać czasem pracy kierowców,
  • zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu – umożliwia on wygodne, automatyczne przesyłanie plików kierowców do biura rozliczeń lub pozyskiwanie niezbędnych informacji do samodzielnego rozliczenia ich czasu pracy.

Sprawdź: sczytywanie tachografu.

Na czym polega rozliczanie czasu pracy kierowców? Podsumowanie

Ewidencja i rozliczanie czasu pracy kierowców jest wyzwaniem, przed którym stoją przewoźnicy pragnący działać w zgodzie z przepisami. Wymaga to od nich praktycznej znajomości wielu ważnych terminów – od czasu pracy kierowcy, przez porę nocną i dobę pracowniczą, po wymiar czasu pracy kierowcy. Warto jednak podkreślić, że właściciele firm, którzy nie chcą samodzielnie zajmować się procesem rozliczeniowym, mogą zlecić to zadanie zewnętrznym specjalistom.

Sposobem na to, by kontrola czasu pracy kierowcy oraz jego późniejsze rozliczanie przebiegało sprawnie, jest zastosowanie nowoczesnych technologii. Systemy zarządzania flotą, takie jak Navifleet, oferują funkcjonalności, które okazują się nieocenionym wsparciem na tym polu. Doskonałym przykładem takiego rozwiązania jest kontrola pozostałego czasu pracy kierowcy zapewniająca flotowcowi bieżący informacje na temat tego, ile godzin do przepracowania zostało danemu kierowcy np. w ciągu doby czy w okresie dwutygodniowym. Korzystając z tego rodzaju innowacyjnych udogodnień, przewoźnik może zadbać o zgodność z przepisami oraz lepsze zarządzanie flotą pojazdów firmowych.