Prowadzenie teczek pracowniczych – obowiązki pracodawcy i ryzyko błędów kadrowych

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie teczek pracowniczych. Niestety, zdarza się, że obowiązek ten jest traktowany po macoszemu – dokumentacja pracownicza jest niekompletna lub prowadzona w sposób nierzetelny. Jak sprostać wymogom w tym zakresie i uniknąć kar?

Jakie są zasady prowadzenia akt osobowych pracownika?

Kwestię prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. To właśnie z tego dokumentu wynika obowiązek prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Co ważne, pracodawca nie ma dowolności – rozporządzenie dość szczegółowo precyzuje zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Przykładowe wymogi dotyczą:

• tworzenia i prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika – niedopuszczalne jest trzymanie dokumentów dotyczących różnych pracowników w jednej teczce;
• części, z których składają się akta osobowe pracownika – takich części jest pięć (od A do F), a każda jest przeznaczona na przechowywanie konkretnych dokumentów lub oświadczeń;
• rodzaju przechowywanych dokumentów – dokumenty, które zostały przedstawione podczas rekrutacji, mogą być przechowywane w aktach osobowych wyłącznie w formie odpisu lub kopii.

Jak można przeczytać na stronie internetowej Evotax.pl, pracodawca może zdecydować, czy będzie prowadzić akta osobowe w wersji papierowej, czy też elektronicznej. Drugie rozwiązanie cieszy się dużą popularnością – pozwala ograniczyć koszty i zapewnia dostęp do dokumentacji również poza siedzibą firmy.

Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z prowadzeniem teczek pracowniczych?

Założenie i prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika to dopiero początek obowiązków ciążących na pracodawcy. Dokumentacja musi zostać zabezpieczona przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem. Jeżeli pracodawca prowadzi teczki pracownicze w formie elektronicznej, to musi zapewnić również integralność dokumentacji. To nie wszystko – pamiętać trzeba, że:

• pracownik ma prawo do wglądu w dokumentację, która go dotyczy – może żądać też wydania kopii dokumentów;
• akta pracownicze powinny być na bieżąco aktualizowane – przykładowo po zmianie w umowie o pracę;
• dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 10 lub 50 lat – okres przechowywania jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy;
• po upływie wymienionego wyżej okresu dokumentacja musi zostać skutecznie zniszczona – aby niemożliwe było odtworzenie jej treści.

Jak zminimalizować ryzyko błędów w zakresie kadr?

Błędy w dokumentacji pracowniczej, podobnie jak pomyłki w rozliczeniach z pracownikami, mogą być dla pracodawcy kosztowne. Jak ograniczyć ryzyko pomyłek? Rozwiązaniem może być cykliczne przeprowadzanie audytów dokumentacji pracowniczej. To sposób, aby wychwycić ewentualne błędy (np. braki w dokumentacji czy nieprawidłowe przyporządkowanie dokumentów lub oświadczeń do poszczególnych części akt osobowych) i je skorygować. 

Innym ze sposobów jest przekazanie obszaru kadr w ręce specjalistów. Profesjonalne prowadzenie teczek pracowniczych oferuje wspomniana już firma Evotax. Eksperci z Evotax mają bogate doświadczenie i pozostają na bieżąco ze zmianami w prawie. Zapewniają oni przy tym obsługę teczek pracowniczych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Do tego obsługa jest świadczona w różnych językach, co ma szczególne znaczenie z perspektywy firm transportowych zatrudniających cudzoziemców.